助成金の実地調査｜必要書類リストと注意点について社会保険労務士が解説！

「助成金、無事に入金されてひと安心」
――そう思ったのも束の間。

数ヶ月後、「実地調査のご連絡」が届いて、対応に迫られるということがあります。
実は、助成金は「もらって終わり」ではありません。申請時に約束した内容通りに、正しく運用されているかを確認する実地調査が行われることがあるのです。

この調査、準備ができていないと、焦るだけでなく、助成金の返還や今後の申請不可といった重大なリスクにつながることも。

だからこそ大切なのが、受給後の対応と書類管理です。
今回は、実地調査が行われる背景や調査対象の助成金、事前に備えるべき書類について、埼玉の中小企業様に向けてわかりやすくご紹介します。

実地調査とは、助成金を受給した企業に対して、申請時の内容と実際の運用が一致しているかを確認する現地調査です。
主に厚生労働省や都道府県労働局が担当し、事前連絡のうえで企業を訪問、または書類提出を求められることが一般的です。

調査では次のような点がチェックされます：

訪問前に連絡があるとはいえ、準備不足のままだと不備が見つかりやすくなってしまうのです。

中でも、以下のような助成金は実地調査の対象になることが多いとされています。

社員研修の実施にかかる費用を一部助成する制度です。
研修の実施状況や参加記録などの証明が必要になります。

非正規社員を正社員化したり、処遇を改善した場合に支給される制度。
契約変更の記録や賃金の変化など、詳細な管理が求められます。

最低賃金の引き上げを実現するため、設備投資等を支援する助成金。
購入した機器の資料や写真、給与記録などが必要になります。

これらの助成金は魅力的で、主要なものです。しかし、調査への備えをしておかないと、思わぬ落とし穴が待っています。

「うっかり書類を出し忘れた」
「古いデータを提出してしまった」
些細なことでも、調査の結果「要件不備」や「不正受給」と判断されるケースがあります。

そうなると

といった大きなダメージにつながる可能性があります。

ですから、助成金を活用する際には「申請時点だけでなく、その後の管理や報告まで見据えておくこと」がとても重要です。

実地調査で必ず確認されるのが、関連書類の提出・確認です。
以下に、調査時によく求められる書類と、そのチェックポイントをまとめました。

書類名	確認される内容
出勤簿・タイムカード	実際の勤務時間と勤務日数の証明。手書きの場合は特に注意。
賃金台帳	時給・月給、残業手当の記録。最低賃金改定後の反映も見られる。
雇用契約書・労働条件通知書	従業員との契約内容や労働条件が正しく記載されているか。
給与明細・振込記録	実際に賃金が支払われた証拠（通帳写しや明細コピー）。
就業規則・賃金規程	助成金要件に合致した制度が整備されているかどうか。
研修実施記録	研修の日程、受講者名簿、講師との契約書など。研修助成では必須。
設備導入資料	見積書・納品書・領収書・写真など。物品購入助成の場合。
申請時に提出した計画書・届出控え	実施内容が当初の計画通りかどうかの照合に使われる。

日頃からこれらの書類を整理し、すぐ提出できる状態にしておくことが、実地調査で慌てないコツです。

助成金は、企業にとって非常に心強い制度です。
しかし、「ただもらう」だけではなく、「適正に活用する」という責任も伴います。

調査で誠実な対応ができれば、今後も安心して助成金を活用できますし、行政からの信頼も高まります。

「この書類、ちゃんと揃っているかな？」
「調査が来たら、対応できる自信がない…」

そんな不安が少しでもあれば、私たち社会保険労務士法人Fioriが全力でサポートいたします。
埼玉県内の中小企業支援に豊富な実績がありますので、どうぞお気軽にご相談ください。

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